Uma das tarefas mais importantes no dia-a-dia de uma empresa ou negócio é o contato com o cliente. Depois da interação por mensagens, a reunião é o momento onde você convencerá o prospect de sua autoridade, e essa interação fortificará o vínculo com ele.
Por isso, é extremamente importante que o encontro com o cliente através de uma reunião seja muito bem aproveitado. Para isso, deve-se investir tempo na preparação para esse momento, visando garantir o sucesso desse encontro.
Listamos algumas dicas que podem lhe ajudar nesse momento importante. Continue conosco para conduzir uma boa reunião e conquistar o seu cliente com mais facilidade!
Dica 1 – Encontre o objetivo da reunião
O primeiro passo essencial para qualquer reunião é estabelecer previamente o objetivo desse encontro. Esse objetivo fortifica a necessidade dessa interação com o cliente, o que contribui para o interesse de ambos os lados.
Com o objetivo pré-estabelecido, é possível pensar os argumentos que serão apresentados durante a reunião. Organize o conteúdo que você apresentará ao prospect durante a conversa, e estude bem o objetivo! Não deixe de reunir todas as informações que julgar necessárias para esclarecer as dúvidas que o cliente possa ter.
Dica 2 – Planejamento
Após a definição e o estudo do seu objetivo, será possível ordenar as informações em uma sequência lógica. Monte uma apresentação que servirá de guia para conduzir a reunião, evitando que você se esqueça de algum detalhe.
Esse planejamento inclui o tempo de duração da reunião. Calcule o tempo que você precisará para fazer a sua apresentação com um tempo extra para o esclarecimento de dúvidas, e passe essa informação ao cliente.
Definir previamente a dinâmica da reunião otimiza a conversa e torna mais fácil a condução da reunião. Não deixe de treinar sua oratória antes de encarar o cliente!
Dica 3 – Conheça seu cliente
Além de estudar o objetivo e o conteúdo da reunião, é essencial dedicar um tempo ao estudo do cliente em questão. Analise sua jornada até então e identifique suas dores, necessidades, dúvidas, expectativas e tudo que possa influenciar na condução de sua conversa.
Todas as informações coletadas sobre o cliente servirão de base para a personalização da reunião. Ao saber tudo sobre o cliente, você pode ser mais incisivo durante a reunião, tratando diretamente sua dor e explicar como o seu produto ou serviço pode beneficia-lo.
Dica 4 – Defina os próximos passos
Não se esqueça de definir um compromisso com o seu potencial cliente no fim de sua conversa. A falta de definição de um próximo passo pode levar o cliente à desistência, já que não houve nenhum combinado entre os dois lados.
Esse compromisso pode ser, por exemplo: um tempo limitado para uma oferta, o agendamento de outra reunião, um prazo máximo para o aceite com vantagens ou, ainda, o senso de urgência para a solução dos problemas do prospect.
Dica 5 – Resuma a reunião
No final de sua reunião, escreva uma ata listando todos os tópicos conversados. Depois, faça um resumo dessa ata em um e-mail para o cliente, contendo, principalmente, o que foi ensinado e os compromissos que definiram.
Colocar em texto tudo que foi conversado em reunião serve como uma forma de reafirmar o que foi discutido e tornar claro o que combinaram e o que farão a seguir.
Dica 6 – Crie um método de condução de reuniões
Com base em sua experiência conduzindo as reuniões de sua empresa ou negócio, é possível estabelecer uma metodologia que será padronizada entre seus funcionários. Assim, independentemente de qual colaborador conduzir a reunião, todos seguirão a mesma base.
Estude suas reuniões e as necessidades do seu público-alvo para elaborar essa metodologia. Ensine-a para todos os seus colaboradores e torne o seu atendimento mais profissional.
Como aplicar o follow up após sua reunião
O follow up é uma das estratégias mais importantes para manter um relacionamento de longo prazo com seus clientes. Durante a reunião com seu cliente, é fundamental deixar claras as próximas etapas e compromissos que foram assumidos, além de definir prazos e responsabilidades.
Uma boa dica é enviar um email de agradecimento após a reunião, reforçando as ações acordadas e mantendo o cliente atualizado sobre o andamento do projeto. Além disso, é importante manter um calendário de follow up, com ligações ou reuniões periódicas para verificar se as expectativas estão sendo atendidas e se há novas oportunidades de negócio.
Essas ações ajudarão a estreitar ainda mais a relação com seu cliente e a garantir que ele continue sendo um parceiro fiel em seus projetos futuros.
Conclusão
Em resumo, uma reunião bem sucedida com um cliente é uma combinação de boa preparação, comunicação clara e objetiva, e uma apresentação eficiente da sua solução. Seguindo essas dicas, você estará preparado para realizar uma reunião bem sucedida e fechar negócios com seus clientes.
Lembre-se sempre de que o sucesso de uma reunião com um cliente depende de muitos fatores, incluindo sua capacidade de se comunicar de maneira clara e eficiente, sua habilidade de identificar as necessidades e desafios do seu cliente, e sua capacidade de apresentar uma solução que realmente atenda às suas expectativas. Se você seguir essas dicas e continuar se preparando e se atualizando, você estará bem preparado para alcançar sucesso em suas reuniões com clientes.